Hoe voer je effectieve telefoongesprekken uit?

Bedrijven communiceren via verschillende middelen, waaronder e-mail of gedistribueerde memo’s, maar wanneer alleen een twee-persoonsgesprek volstaat, kun je de telefoon niet verslaan. Tijdens een telefoongesprek hebben beide partijen het voordeel van live interactie en kunnen ze direct ideeën uitwisselen. Aangezien tijd belangrijk is in een klein bedrijf, maximaliseert u elk telefoongesprek voor een optimale effectiviteit. Bereid u voor voordat u de telefoon opneemt, zodat u uw gedachten kunt ordenen en uw doel kunt bereiken zonder een onnodig tweede gesprek.

Klik hier voor het nummer van de Belastingdienst Telefoon

Tips voor inkomende gesprekken

  1. Neem de telefoon op binnen drie ringen om de beller te laten zien dat u beschikbaar bent en bereid bent om vragen te beantwoorden. 2. Gebruik de juiste begroeting bij het opnemen van de telefoon. Zeg “Goedemorgen” bij het beantwoorden van de telefoon voor de middag en “Goedemiddag” bij het beantwoorden na 12 uur. Als u ’s avonds na 18 uur werkt, zeg dan “Goedenavond”. Zeg uw naam, en vraag, “Hoe kan ik u helpen?” Dit is een professionele manier om een gesprek te beginnen.
  2. Laat de beller zijn naam noemen en welk bedrijf hij eventueel vertegenwoordigt. Als hij dat niet doet, vraag hem dan: “Mag ik vragen wie er belt?” Zeg dan: “Van welk bedrijf belt u?” of “Hoe kan ik u vandaag helpen?” Terwijl de beller praat, ga dan naar zijn computerbestand als dat relevant is om de benodigde informatie te zoeken.
  3. Vraag naar zijn rekeningnummer als hij een factureringsvraag heeft. Vertel de beller dat hij in de wacht wordt gezet als u een minuut nodig heeft om zijn account te onderzoeken. Beloof dat je snel terugkomt. Zoek de benodigde informatie en neem het gesprek op. Bedank de klant voor zijn geduld en geef het antwoord op de vraag.
  4. Sluit het telefoontje af door de klant of medewerker te vragen of hij nog andere vragen heeft. Beantwoord de aanvullende vragen zoals voorheen en geef een laatste bedankje voordat u ophangt. Zeg: “Bedankt voor het bellen met ‘X’. Nog een prettige dag/avond.”

Lees ook: 4 soorten diamantschijven die je moet kennen